Case Study: Roostr bespaart uren per week met online offertes

Roostr maakt high-end buitenkeukens die volledig op maat worden samengesteld. Bij zo'n product hoort een offerteproces waarin vaak meerdere varianten worden uitgewerkt voor de klant.

Voorheen betekende dat: meerdere PDF's, losse afbeeldingen en lange mails.

Vandaag werkt Roostr met één online offertepagina waar alle opties overzichtelijk samenkomen.

We spraken met Jaimy Hoogerwaard (Marketing & Operations) en Liam van der Linden (Founder) over wat dit heeft veranderd.

Van losse PDF's naar één duidelijke offerte

Voorheen stuurde Roostr offertes via e-mail met meerdere bijlagen.

Een klant kreeg bijvoorbeeld:

• 3 verschillende PDF offertes
• meerdere productafbeeldingen
• extra uitleg in de mail

De klant moest zelf uitzoeken welke afbeelding bij welke variant hoorde.

Dat werkte, maar het was niet ideaal.

Met de nieuwe aanpak ontvangt de klant nu één link naar een online offerte waarin alle opties duidelijk naast elkaar staan.

Dit maakt het veel makkelijker om keuzes te vergelijken. En het past ook beter bij het merk.

“Onze offertes zijn eindelijk overzichtelijk en passen veel beter bij onze merkuitstraling. In plaats van meerdere PDF's krijgt de klant nu één strakke pagina met alle opties duidelijk weergegeven.”

Grote tijdsbesparing voor het team

Een van de grootste voordelen is de tijd die het bespaart.

Offertes aanpassen of bijwerken gaat nu veel sneller. Bijvoorbeeld wanneer een klant een andere kleur wil zien voor één van de varianten.

Waar dit eerder betekende dat een nieuwe PDF gemaakt en verstuurd moest worden, kan dat nu direct in dezelfde offerte worden aangepast.

“Het bespaart me enorm veel tijd. Vooral als een klant nog kleine aanpassingen wil zoals een andere kleur of variant. Ik hoef niet opnieuw allerlei bestanden te maken.”

Ook het kiezen van een variant is eenvoudiger geworden voor klanten.

“Het is super fijn om direct te zien welke variant de voorkeur heeft. En nog beter is het moment dat je de mail krijgt dat een klant op akkoord heeft geklikt in de offerte.”

Inzicht in wat klanten doen met een offerte

Een ander groot verschil is dat Roostr nu kan zien wat er gebeurt nadat een offerte is verstuurd.

Bij traditionele PDF offertes blijft dit vaak een zwart gat.

Nu kan het team bijvoorbeeld zien:

• of een klant de offerte heeft geopend
• wanneer hij opnieuw wordt bekeken
• welke optie de meeste aandacht krijgt

“Het geeft ons veel meer inzicht in wat klanten doen met een offerte. Je weet of iemand hem heeft geopend en wanneer het een goed moment is om op te volgen.”

Automatiseringen besparen nog meer tijd

Doordat de offerte digitaal is geworden, kunnen er ook automatiseringen aan gekoppeld worden.

Wanneer een klant bijvoorbeeld een offerte accepteert, kan automatisch een volgende stap worden gestart.

Bij Roostr betekent dat bijvoorbeeld:

• automatisch een betaalverzoek voor de aanbetaling
• automatisch vervolgcommunicatie richting de klant
• automatische updates in het CRM

“Het maken van offertes kost nu minder tijd omdat alles gekoppeld is aan ons CRM. En zodra een klant akkoord geeft kunnen we meteen door naar de volgende stap.”

Betere ervaring voor de klant

Naast de tijdswinst voor het team, merkt Roostr ook dat de offerte-ervaring voor klanten veel beter is geworden.

Een luxe buitenkeuken vraagt om een presentatie die daarbij past. De nieuwe manier van offertes versturen sluit daar beter op aan.

“Los van het design geloven we ook dat de manier waarop de offerte nu binnenkomt bij klanten zorgt voor betere conversie. Het voelt professioneler en de inhoud komt veel sterker over.”